sistem akuntansi hutang dan piutang

SISTEM AKUNTANSI HUTANG DAN PIUTANG

Sistem Akuntansi Piutang

Menurut S.Hadibroto: Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang , atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan. Piutang pada umumnya disajikan di neraca dalam dua kelompok yaitu Piutang usaha dan piutang non usaha. Piutang usaha adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan.
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang bersumber dari adanya transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai piutang yang dilaporkan berupa saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur, riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur, dan umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

Sistem Akuntansi Utang

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok, sehingga digunakan sistem retur pembelian yang digunakan oleh perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.


Dokumen yang digunakan dalam pencatatan Piutang dan Utang
Dokumen yang digunakan dalam pencatatan piutang ke dalam kartu piutang diantaranya sebagai berikut :
1. Faktur penjualan
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini juga dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber.
3. Memo Kredit
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Memo kredit dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.
4. Bukti Memorial (Journal Voucher)
Dokumen ini merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum, yang dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.

Adapun yang menjadi dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian dalam akuntansi utang adalah :
a. Memo debit
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama karena transaksi retur pembelian.
b. Laporan pengirman barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi Piutang
dan Utang
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah :
1. Jurnal penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
4. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah :
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
b. Kartu persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam Akuntansi Piutang dan Utang
Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi di bawah Departemen Akuntansi keuangan. Tugas daripada fungsi akuntansi keuangan sendiri dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah :
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file).
2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur.
3. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang terkait dengan adanya retur pembelian adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, serta berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Pencatatan Transaksi Piutang dan Utang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode yang ada, diantaranya :
1. Metode konvensional
Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data transaksi yang dicatat dalam jurnal.
Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah :
a. Transaksi Penjualan Kredit
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan.
b. Transaksi retur penjualan
Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang.
c. Transaksi Penerimaan Kas dari Piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur.
Posting transaksi berkurangnya piutang dari peluanasan piutang oleh debitur diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas.

d. Transaksi Penghapusan Piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum.
2. Metode Posting Langsung
a. Metode posting harian
1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan. Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang diposting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang.
2. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media diposting ke dalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.
b. Metode posting periodik
1. Posting ditunda (Delayed posting)
Dalam keadaan tertentu, posting ke dalam kartu piutang akan lebih praktis bila dilakukan sekaligus setelah faktur terkumpul dalam jumlah yang banyak. Dengan demikian, faktur penjualan yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari untuk nantinya secara sekaligus diposting ke dalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan.
2. Penagihan bersiklus (cycle billing)
Dalam metode ini, selama sebulan media disortasi dan diarsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang, menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang.

3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (Ledgerless Bookkeeping).
Dalam pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari Bagian Penagihan, oleh Bagian Piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibayar (unpaid invoice file). Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.
4. Metode Pencatatan dengan Menggunakan Komputer
Dalam hal pencatatan piutang dengan menggunakan komputer dengan menggunakan batch system, dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting setiap hari untuk memutahirkan catatan piutang. Dalam sistem komputer terbentuk dua macam arsip diantaranya arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file).

Pencatatan utang dapat dilakukan dengan 2 macam prosedur :
a. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
b. Voucher Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :
1. Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check).
Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya, sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
2. Jurnal pengeluaran kas.

Prosedur dan Kebijakan Pada Akuntansi Piutang dan Utang
Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat berbentuk :
a. Pernyataan saldo akhir bulan (balance end of month statement)
b. Pernyataan satuan (unit statement)
c. Pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional (running
balance statement with conventional account)
d. Pernyataan faktur yang belum dilunasi (open item statement)
Prosedur yang membentuk akuntansi utang mengenai sistem retur pembelian, dianataranya :
a. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
b. Prosedur pengiriman barang
Fungsi pengiriman barang mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
c. Prosedur pencatatan utang
Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

Pengendalian Internal Pada Transaksi Piutang dan Utang
a. Prosedur pengendalian pada transaksi piutang
Secara umum prosedur pengendalian intern pada transaksi piutang, diantaranya :
a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkingkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh sebab itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.
c. Perancang dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.
d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.
e. Pengecekan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas pekerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akan (misalnya saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang) dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

b.Prosedur pengendalian pada transaksi utang
Dari segi organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
b. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
Dari segi otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
c. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
d. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
e. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
f. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
g. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

SIMPULAN

1. Sistem akuntansi piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit, retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, dan penghapusan piutang, dan sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
2. Dokumen sumber untuk dasar pencatatan mutasi piutang adalah faktur penjualan, memo kredit, dan bukti memorial, sedangkan untuk dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3. Metode pencatatan piutang ke dalam buku pembantu piutang terdiri dari metode konvensional, posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang, metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping), sedangkan untuk metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher payable.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang adalah jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, dan kartu piutang dagang. Untuk catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.