sistem akuntansi hutang dan piutang

SISTEM AKUNTANSI HUTANG DAN PIUTANG

Sistem Akuntansi Piutang

Menurut S.Hadibroto: Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang , atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan. Piutang pada umumnya disajikan di neraca dalam dua kelompok yaitu Piutang usaha dan piutang non usaha. Piutang usaha adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan.
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang bersumber dari adanya transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai piutang yang dilaporkan berupa saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur, riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur, dan umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

Sistem Akuntansi Utang

Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok, sehingga digunakan sistem retur pembelian yang digunakan oleh perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.


Dokumen yang digunakan dalam pencatatan Piutang dan Utang
Dokumen yang digunakan dalam pencatatan piutang ke dalam kartu piutang diantaranya sebagai berikut :
1. Faktur penjualan
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. Dokumen ini juga dilampiri dengan surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman sebagai dokumen pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. Dasar pencatatan ke dalam kartu piutang digunakan surat pemberitahuan (remittance advice) sebagai dokumen sumber.
3. Memo Kredit
Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Memo kredit dikeluarkan oleh bagian order penjualan dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.
4. Bukti Memorial (Journal Voucher)
Dokumen ini merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum, yang dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otorisasi penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih lagi. Dalam pencatatan piutang, dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.

Adapun yang menjadi dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian dalam akuntansi utang adalah :
a. Memo debit
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utama karena transaksi retur pembelian.
b. Laporan pengirman barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam pencatatan transaksi Piutang
dan Utang
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah :
1. Jurnal penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
3. Jurnal Umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
4. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah :
a. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum
Catatan ini digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
b. Kartu persediaan
Catatan ini digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
c. Kartu utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur akibat pengembalian barang pada debitur. Jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur.

Fungsi-fungsi yang terkait dalam Akuntansi Piutang dan Utang
Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi di bawah Departemen Akuntansi keuangan. Tugas daripada fungsi akuntansi keuangan sendiri dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah :
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file).
2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur.
3. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.

Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang terkait dengan adanya retur pembelian adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Pembelian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.

3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum, berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu persediaan, serta berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

Pencatatan Transaksi Piutang dan Utang
Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode yang ada, diantaranya :
1. Metode konvensional
Dalam metode ini, posting ke dalam kartu piutang dilakukan atas dasar data transaksi yang dicatat dalam jurnal.
Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah :
a. Transaksi Penjualan Kredit
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri dengan surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh Bagian Piutang dari Bagian Penagihan.
b. Transaksi retur penjualan
Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang.
c. Transaksi Penerimaan Kas dari Piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur.
Posting transaksi berkurangnya piutang dari peluanasan piutang oleh debitur diposting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal penerimaan kas.

d. Transaksi Penghapusan Piutang
Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. Transaksi berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang di posting ke dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal umum.
2. Metode Posting Langsung
a. Metode posting harian
1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan. Dalam metode ini, faktur penjualan yang merupakan dasar untuk pencatatan timbulnya piutang diposting langsung setiap hari secara rinci ke dalam kartu piutang.
2. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. Dalam metode ini, media diposting ke dalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lembar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.
b. Metode posting periodik
1. Posting ditunda (Delayed posting)
Dalam keadaan tertentu, posting ke dalam kartu piutang akan lebih praktis bila dilakukan sekaligus setelah faktur terkumpul dalam jumlah yang banyak. Dengan demikian, faktur penjualan yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang disimpan sementara, menunggu beberapa hari untuk nantinya secara sekaligus diposting ke dalam kartu piutang bersama-sama dalam sekali periode posting dengan menggunakan mesin pembukuan.
2. Penagihan bersiklus (cycle billing)
Dalam metode ini, selama sebulan media disortasi dan diarsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan, dilakukan kegiatan posting yang meliputi posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut ke dalam pernyataan piutang dan kartu piutang, menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang.

3. Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (Ledgerless Bookkeeping).
Dalam pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari Bagian Penagihan, oleh Bagian Piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibayar (unpaid invoice file). Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang.
4. Metode Pencatatan dengan Menggunakan Komputer
Dalam hal pencatatan piutang dengan menggunakan komputer dengan menggunakan batch system, dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting setiap hari untuk memutahirkan catatan piutang. Dalam sistem komputer terbentuk dua macam arsip diantaranya arsip transaksi (transaction file) dan arsip induk (master file).

Pencatatan utang dapat dilakukan dengan 2 macam prosedur :
a. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
b. Voucher Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :
1. Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check).
Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya, sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
2. Jurnal pengeluaran kas.

Prosedur dan Kebijakan Pada Akuntansi Piutang dan Utang
Pernyataan piutang adalah formulir yang menyajikan jumlah kewajiban debitur pada tanggal tertentu dan (dalam pernyataan piutang bentuk tertentu) disertai dengan rinciannya. Pernyataan piutang dapat berbentuk :
a. Pernyataan saldo akhir bulan (balance end of month statement)
b. Pernyataan satuan (unit statement)
c. Pernyataan saldo berjalan dengan rekening konvensional (running
balance statement with conventional account)
d. Pernyataan faktur yang belum dilunasi (open item statement)
Prosedur yang membentuk akuntansi utang mengenai sistem retur pembelian, dianataranya :
a. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam system akuntansi pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke pemasok adalah memo debit.
b. Prosedur pengiriman barang
Fungsi pengiriman barang mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
c. Prosedur pencatatan utang
Pencatatan utang dijalankan oleh fungsi akuntansi yang berperan untuk memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.

Pengendalian Internal Pada Transaksi Piutang dan Utang
a. Prosedur pengendalian pada transaksi piutang
Secara umum prosedur pengendalian intern pada transaksi piutang, diantaranya :
a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang memungkingkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. Oleh sebab itu, tanggung jawab untuk memberikan otorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan menyimpan aktiva perlu dipisahkan di tangan karyawan yang berbeda.
c. Perancang dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya transaksi dan peristiwa, misalnya dengan memantau penggunaan dokumen pengiriman barang yang bernomor urut tercetak.
d. Pengamanan yang cukup atas akses dan penggunaan aktiva perusahaan dan catatan, misalnya penetapan fasilitas yang dilindungi dan otorisasi untuk akses ke program dan arsip data komputer.
e. Pengecekan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian yang semestinya atas jumlah yang dicatat, misalnya pengecekan atas pekerjaan klerikal, rekonsiliasi, pembandingan aktiva yang ada dengan pertanggungjawaban yang tercatat, pengawasan dengan menggunakan program komputer, penelaahan oleh manajemen atas laporan yang mengikhtisarkan rincian akan (misalnya saldo piutang yang dirinci menurut umur piutang) dan penelaahan oleh pemakai atas laporan yang dihasilkan oleh komputer.

b.Prosedur pengendalian pada transaksi utang
Dari segi organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
b. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain.
Dari segi otorisasi dan prosedur pencatatan
a. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman.
c. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
d. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
e. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan pemakiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
f. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman.
g. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

SIMPULAN

1. Sistem akuntansi piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur, yang terjadi karena transaksi penjualan kredit, retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, dan penghapusan piutang, dan sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang bersangkutan.
2. Dokumen sumber untuk dasar pencatatan mutasi piutang adalah faktur penjualan, memo kredit, dan bukti memorial, sedangkan untuk dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3. Metode pencatatan piutang ke dalam buku pembantu piutang terdiri dari metode konvensional, posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang, metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping), sedangkan untuk metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account payable procedure dan voucher payable.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang adalah jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, dan kartu piutang dagang. Untuk catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas.

sistem informasi akuntansi biaya

A. Cost Accounting 

Cost Accounting merupakan alat manajemen untuk memonitor dan merekam transaksi biaya secara sistematis, serta menyajikan informasi dalam bentuk laporan-laporan biaya.

Proses pengolahan data biaya menjadi informasi biaya disajikan oleh akuntansi biaya. Proses tersebut meliputi pencatatan, penggolongan, peringkasan data biaya dan penyajian informasi biaya dengan cara-cara tertentu yang sistematik.

Tujuan akuntansi Biaya adalah menyajikan informasi biaya yang bermanfaat bagi pihak internal dan eksternal sebagai dasar untuk :

•  Penentuan harga pokok produk atau jasa. Harga pokok produk atau jasa merupakan akumulasi dari biaya-biaya yang dibebankan pada produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan

•  Perencanaan dan pengendalian biaya, baik biaya produksi maupun non-produksi. Informasi yang dihasilkan akuntansi biaya menjadi dasar bagi manajemen untuk menyusun perencanaan dan anggaran biaya. Anggaran biaya juga dapat dijadikan sebagai tolak ukur untuk pengendalian biaya yaitu penekanan pada penyimpangan realisasi biaya dari rencana yang telah ditentukan

•  Pembuatan keputusan bisnis, berkaitan dengan pemilihan berbagai alternatif tindakan. Dalam hal ini, manajemen memerlukan informasi biaya yang relevan untuk dasar pengambilan keputusan bisnis. Salah satu pengambilan keputusan bisnis adalah penentuan keputusan investasi.


Secara garis besar akuntansi dibagi kedalam 2 tipe yaitu:

•  Financial Accounting (FA)

•  Managerial accounting (MA)

Keduanya merupakan sistem pengolah informasi dan menyediakan informasi keuangan yang bermanfaat bagi decision maker.

B. Sistem Informasi Akuntansi Biaya

Informasi biaya yang sistematis dan komparatif, serta data biaya dan laba analitis dibutuhkan agar
manajer dapat :

•  Menetapkan target laba.

•  Menetapkan target departemen untuk manajemen menengah dan manajemen operasi.

•  Mengevaluasi efektifitas rencana.

•  Menunjukkan keberhasilan atau kegagalan tertentu.

•  Mengidentifikasi dan Memilih strategi.

•  Memutuskan penyesuaian dan Perbaikan dalam organisasi.



Sistem Informasi akuntansi biaya harus mencerminkan pembagian otoritas sehingga manajer individual dapat dimintai pertanggungjawaban. Sistem harus menyediakan manajemen dengan informasi yang memfasilitasi identifikasi segera dari aktivitas-aktivitas yang memerlukan perhatian.

Sistem informasi sebaiknya memfokuskan perhatian manajemen. Beberapa aspek signifikan dari kinerja mungkin sulit untuk diukur, sementara faktor-faktor yang lebih mudah diukur namun kurang signifikan bisa menyebabkan perusahaan mengejar atau menekankan secara berlebihan pada aktivitas-aktivitas yang salah. Manajer sebaiknya memperoleh informasi mengenai kesesuaian, maksud kegunaan dan keterbatasan informasi.

sistem informasi akuntansi produksi

 

PENGERTIAN SIKLUS PRODUKSI

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI
Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :
• Bauran produk
• Penetapan harga produk
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Manajemen Biaya
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :
• Perancangan Produk
• Perencanaan dan Penjadwalan
• Operasi Produksi
• Akuntansi BiayaPerancangan Produk (Aktivitas 1)Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.
Operasi Produksi (Aktivitas 3)
Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1. Bahan baku yang digunakan
2. Jam tenaga kerja yang digunakan
3. Operasi mesin yang dilakukan
4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi
Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
Tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya :
1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

PROSEDUR SIKLUS PRODUKSI

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.PENGENDALIAN SIKLUS PRODUKSI Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :
1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

Ancaman-ancaman jika tidak dilakukan pengendalian terhadap siklus produksi:
– Transaksi yang tidak diotorisasi
– Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
– Kesalahan pencatatan dan posting
– Kehilangan data
– Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

Prosedur pengendalian itu terhadap siklus produksi :
– Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan
– Otorisasi produksi
– Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong
– Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

Berikut adalah flowchart produksi pada toko Rejeki :

sistem informasi akuntansi pembelian

Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:300) adalah sebagia berikut :
1.   Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.   Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3.   Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4.   Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
1.   Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian.
2.   Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.   Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.
4.   Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
5.   Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6.   Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok.
Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian (Mulyadi,2001:308) adalah :
1.   Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2.   Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3.   Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4.   Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
Prosedur Pembelian

Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300) transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :

1.   Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.

2.   Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

3.   Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

4.   Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

5.   Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

6.   Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

7.   Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.

8.   Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian

Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah  sebagai  berikut :

1.   Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.   Prosedur permintaan penawaran harga dan penelitian pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.   Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.   Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan peneriinaan barang dari pemasok tersebut.

5.   Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.   Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Sistem Penggajian dan Pengupahan

1. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.
Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.
Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.
Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.
Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.
Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.
Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.
Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:
Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.
Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.
Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah
Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa
Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.
2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.
Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.
Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:
Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.
Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.
2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.
Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:
Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.
Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan
Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.
 

2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.
Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan upah
5. Rekap daftar gaji dan upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
 

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
 

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.
 

3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1). Jurnal umum;
2). Kartu harga pokok produk;
3). Kartu biaya;
4). Kartu penghasilan karyawan.
 

Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.
 

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.
 

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah
Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.
Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.
Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang
Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.
Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:
 

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:
a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.
b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.
c). Memasang advertensi.
 

2. Mengadakan interview.
 

3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:
a). Mencari data pribadi karyawan.
b). Menyelenggarakan tes kesehatan
c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
 

4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:
a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.
c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.
d). Membuat catatan sejarah karyawan
e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan
 

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:
1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;
2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;
3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;
4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.
 

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.
Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;
2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;
4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.
Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
 

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu gaji.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembayaran upah
 

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).
 

Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
 

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
 

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
 

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).
 

6. Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.
 

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.
 

Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap   kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
 

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
 

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
 

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer

Sistem Informasi akuntansi merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu sistem informasi perusahaan. Dalam suatu sistem informasi perusahaan, sistem informasi akuntansi merupakan suatu bagian dari sistem informasi yang lebih banyak berhubungan dengan data keuangan. Menurut Widjajanto (2002: 14), Akuntansi sebagai suatu sistem informasi mencakup kegiatan mengidentifikasi, menghimpun, memproses, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu organisasi ke berbagai pihak.



Tujuan utama dari akuntansi keuangan menurut Jogianto (1997: 54), adalah untuk menyediakan suatu informasi yang relevan terhadap pihak-pihak luar seperti pemegang saham, kreditur, maupun pihak pemerintah. Hal ini tercapai dengan menerbitkan laporan-laporan periodik, seperti neraca, laporan laba/rugi, laporan laba yang ditahan dan laporan perubahan modal. Disamping itu tujuan utama dari akuntansi keuangan adalah menyediakan informasi bagi pihak intern perusahaan yaitu pihak manajemen sehingga dapat menggunakan laporan keuangan untuk dasar pengambilan keputusan.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak ekstern maupun intern tersebut, maka disusun suatu sistem informasi akuntansi. Sistem ini dirancang untuk dapat menghasilkan informasi berupa informasi keuangan yang berguna bagi pihak ekstern maupun intern perusahaan. Sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan, maka sistem informasi akuntansi dapat diproses baik dengan cara manual maupun dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana sampai dengan komputer.

Keterlibatan komputer dalam roda kehidupan perusahaan memang bermacam, tergantung pada tingkat kebutuhan dan kemampuan perusahaan. Bagi perusahaan besar yang memiliki sistem yang rumit dan kompleks, komputer akan dipergunakan secara maksimal dengan cara membangun suatu jaringan yang integral dan rumit dengan mengoperasikan komputer dalam jumlah banyak. Tetapi tidak sedikit juga perusahaan yang menggunakan jaringan komputer yang sederhana dengan beberapa unit saja, tanpa menggunakan teknologi komunikasi yang terlalu rumit. Dewasa ini perkembangan teknologi dibidang komputer sudah semakin berkembang dengan semakin banyak inovasi yang terjadi baik dalam hal pengembangan perangkat keras maupun lunak. Oleh karena itu perkembangan tekhnolgi dibidang komputer ini akan membawa dampak yang cukup berarti dalam perkembangan sistem informasi akuntansi.

Pada dasarnya perusahaan dapat mengoperasikan sistem informasi akuntansi tanpa menggunakan komputer, akan tetapi kemampuan komputer untuk menangani tugas-tugas manusia dalam suatu sistem memiliki peran yang sangat besar dalam menunjang kelancaran sebuah sistem, sehingga informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dapat disajikan dengan cepat dan tepat waktu. Gagasan sebuah sistem informasi akuntansi yang berdasarkan komputer tidak berarti otomatisasi total. Konsep sistem dan mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia dan tugas lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin.

Rumah Sakit sebagai salah satu institusi pelayanan kesehatan memiliki berbagai macam fungsi, antara lain fungsi pelayanan, pendidikan dan penelitian, yang mencakup berbagai tingkatan dan jenis kegiatan. Disisi lain rumah sakit bersifat padat modal (memerlukan biaya besar), padat karya (memerlukan sumber daya manusia dalam jumlah cukup banyak dimana sebagian besar tidak dapat digantikan dengan alat), serta padat teknologi (memerlukan berbagai alat dengan teknologi mutakhir). Dari sisi ekonomi Rumah Sakit pemerintah berfungsi ganda yakni fungsi sosial dan fungsi bisnis. Agar mampu melaksanakan fungsi tersebut Rumah Sakit harus memiliki sistem informasi yang relevan dan akurat, serta sumber daya manusia yang profesional.

Dengan adanya informasi yang relevan dan akurat diharapkan manajemen Rumah Sakit dapat menyelesaikan setiap permasalahan yang timbul melalui pengambilan keputusan yang tepat dan cepat, terutama informasi keuangan yang dibutuhkan oleh berbagai pihak baik intern maupun ekstern. Contoh pihak ekstern yang berkepentingan terhadap Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan adalah pemerintah daerah (PEMDA) Bangkalan sebagai pemberi dana bagi Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan kartosoedirdjo Bangkalan, dan pihak-pihak lain-lain yang memerlukan informasi yang berkaitan dengan kepentingan mereka. Disamping pihak ekstern tersebut, pihak intern yaitu manajemen Rumah Sakit juga memerlukan informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan.

Rumah Sakit daerah (RSD) Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan telah menggunakan komputer pada sistem informasi akuntansi keuangannya sejak Rumah Sakit berdiri, hanya saja penggunaan komputer tersebut terbatas pada pembuatan laporan, sedang penanganan proses dilakukan dengan cara manual. Hal ini menunjukkan bahwa Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan belum mengoperasikan komputer mereka secara optimal. Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan mengoperasikan komputer tidak lebih dari mesin ketik dan alat untuk menghitung yang lebih canggih, bukan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Rumah Sakit Daerah Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan banyak melakukan pencatatan dan pemrosesan transaksi akuntansi dalam setiap hari, sehingga sangat memungkinkan terjadinya salah hitung atau salah tulis dan membutuhkan waktu yang relatif lama jika dilakukan dengan cara manual, sehingga informasi yang dihasilkan menjadi kurang akurat dan berkualitas sehingga tidak dapat berfungsi sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan

Melihat arti penting dari penyediaan informasi akuntansi keuangan bagi manajemen Rumah Sakit dalam pengambilan keputusan, dimana untuk pengambilan keputusan dibutuhkan penyajian informasi yang tepat waktu, akurat, dan berkualitas, maka dalam penelitian ini peneliti mengambil judul: “Analisis penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dalam pengambilan keputusan pada Rumah Sakit Daerah (RSD) Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan”.

Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas maka yang menjadi masalah pokok dalam penelitian ini adalah :
1. Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer pada Rumah Sakit Daerah (RSD) Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan ?
2. Bagaimanakah penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dalam menunjang kegiatan operasional dan pengambilan keputusan pada RSD Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo Bangkalan ?

Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang ada pada RSD Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo.
2. Untuk mengetahui bahwa penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dapat membantu manajemen dalam menunjang kegiatan operasional dan pengambilan keputusan pada RSD Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo.

 Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Sebagai alat pertimbangan untuk alternatif perbaikan sistem informasi akuntansi, khususnya dalam pengembangan penggunaan komputer rumah sakit sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan.

Bagi peneliti
Untuk memadukan dan membandingkan teori yang didapat dibangku kuliah dengan praktek bisnis yang sebenarnya, serta untuk mengetahui apakah teori tersebut dapat diaplikasikan untuk membantu dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh RSD Prof. Dr. Sitiawan Kartosoedirdjo.
 
Bagi akademis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran dan menambah wawasan pengetahuan tentang penggunaan komputer pada sistem informasi akuntansi, khususnya bagi pihak-pihak yang bersangkutan.

sistem informasi akuntansi penjualan credit

System Informasi Penjualan adalah sub system informasi bisnis yang mencakup kumpulan procedure yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan bagian lain yang berkepentingan, mulai dari diterimanya order penjualan sampai mencatat timbulnya Tagihan/Piutang Dagang.

Jenis Penjualan  

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;

• Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
• Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
• Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Unit Organisasi yang terkait

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1]  Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

1. Bagian Order Penjualan
2. Bagian Otorita Kredit
3. Bagian Billing/Piutang
4. Bagian Stock & Delivery
5. Bagian Buku Besar
6. Bagian Pembelian
7. Bagian Gudang
8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan

1. Penawaran Harga  (PH)
2. Order Form  (OF)
3. Memo 
4. Purcahse Order (PO)
5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
6. Berita Acara Penerimaan
7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
   1. 1 & 2 Tembusan pengiriman
   2. 3 Tembusan langganan
   3. 4.  Arsip bagian delivery
8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
9. Invoice/Faktur
   1. 1. Invoice
   2. 2. tembusan Piutang
   3. 3. tembusan Jurnal
   4. 4. arsip di bagian order penjualan
10. Faktur Pajak
    1. 1. Faktur Pajak
    2. 2. Arsip
    3. 3. Extra Copy
11. Kwitansi

Sumber daya

• Hardware         : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link

• Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan

Strukture Organisasi

• Melakukan konsolidasi

Sasaran

• Automatisasi  system akuntansi Penjualan
  • Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
  • Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
  • Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
  • Dll

Waktu yang diperlukan

• Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006

Biaya

• Konsultan/dokumentasi :  -
• Programmer                             :  -
• Pelatihan                                   :  -

Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing

1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.

Bagian Stock & Delivery

1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
5. Menyerahkan barang kepada customer
6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
8. Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan Dokumen
   1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
   2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
   3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
5. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang

1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
6. Membuat surat penagihan

B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan

1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
2. Menerima copy Faktur Pajak.
3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI GAJI DAN UPAH

Sistem dirancang untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau secara rutin terjadi. Gaji dan upah adalah komponen biaya yang secara rutin terjadi dalam penyelenggaraan perusahaan dan sangat penting, karena berkaitan dengan motivasi karyawan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor jasa, gaji dan upah merupakan biaya yang paling dominan. Untuk memudahkan pelaksanaan administrasinya maka diperlukan suatu sistem, yaitu sistem akuntansi gaji dan upah.

Dengan adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan lain. Sistem Akuntansi tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Sehingga dapat mencapai sasaran dan menjamin atau menyediakan laporan keuangan yang tepat.

Untuk lebih mengetahui arti pentingnya sistem akuntansi maka kita harus memahami pengertian dan fungsi sistem akuntansi tersebut melalui pendapat beberapa ahli.

Menurut Cole dalam Baridwan (1999:3), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Widjajanto (2001 : 1) “Sistem adalah sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu input, proses dan output”.

Selanjutnya Marom (2002 : 1) menyatakan “Sistem adalah suatu jaringan dari prosedur-prosedur yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh untuk melaksanakan berbagai kegiatan atau fungsi pokok dalam suatu badan usaha”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah bagian-bagian atau prosedur-prosuder yang saling berinteraksi antara satu dengan yang lainnya dalam rangkaian secara menyeluruh untuk berfungsi bersama-sama dalam mencapai tujuan tertentu.

Akuntasi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut ini adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli.

Menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) dalam Baridwan (1999:1) “ Akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang tepat dan dinyatakan dalam uang, transaksi-transaksi dan kejadian-kejadian yang setidak-tidaknya bersifat keuangan dan penafsiran dari hasil-hasilnya”.

Kusnadi (2000 : 7) mengemukakan bahwa:

Akuntansi adalah suatu seni atau keterampilan mengolah transaksi atau kejadian yang setidak-tidaknya dapat diukur dengan uang menjadi laporan keuangan dengan cara sedemikian rupa sistematisnya berdasarkan prinsip yang diakui umum sehingga para pihak yang berkepentingan atas perusahaan dapat mengetahui posisi keuangan dan hasil operasinya pada setiap waktu diperlukan dan daripadanya dapat diambil keputusan maupun pemilihan berbagai alternatif dibidang ekonomi.

Kemudian Jusup (2001:4) menyatakan, “Akuntansi adalah suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi”.

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi mempunyai fungsi dan peranan yang sangat penting yang bersifat keuangan dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya untuk mengambil keputusan atau memilih alternatif ekonomi.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:3) “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Sedangkan pengertian sistem akuntansi menurut Widjajanto (2001: 4) adalah

Susunan berbagi formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapan serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkodinasi secara erat yang didisain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.

KemudianMarom (2002:1) menyatakan bahwa

Sistem akuntansi adalah gabungan dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha dengan tujuan menghasilkan informasi-informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi usahanya untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan. Adapun unsur dari sistem akuntansi adalah formulir, catatan, peralatan yang digunakan untuk mengolah data dalam menghasilkan informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen.

2.A.2. Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.

Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya.

Untuk dapat memahami lebih lanjut arti dari gaji dan upah perlu diketahui terlebih dahulu beberapa defenisi dari gaji dan upah menurut pendapat para ahli di bawah ini.

Niswonger (1999:446) mengemukakan bahwa:

Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.

Sementara Mulyadi (2001:373) mengemukakan bahwa:

Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja kuat secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap. Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap minggu.

2.A.3. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar (1997:210) mengemukakan bahwa:

Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada karyawan.

Sedangkan Baridwan (1999:102) menyatakan sistem akuntansi gaji dan upah adalah “Suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama perusahaan”.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) menyatakan

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

2. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang taerjadi dalam organisasi ke dalam catatan.

Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.

Menurut Mulyadi (2001:374) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2. Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja

4. Daftar gaji dan upah

5. Rekap daftar gaji dan upah

6. Surat pernyataan gaji dan upah

7. Amplop gaji dan upah

8. Bukti kas keluar

Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu jam hadir. Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

Kartu jam kerja. Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.

Daftar gaji dan upah. Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

Rekap daftar gaji dan upah. Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.

Surat pernyataan gaji dan upah. Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.

Amplop gaji dan upah. Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.

Bukti kas keluar. Brdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji.

3. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.

Mulyadi (2001: 382) menyatakan catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:

1). Jurnal umum;

2). Kartu harga pokok produk;

3). Kartu biaya;

4). Kartu penghasilan karyawan.

Jurnal Umum. Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

Kartu harga pokok produk. Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain.

4. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah

Dalam sistem akuntansi gaji dan upah perusahaan terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji dan upah karyawan. Fungsi tersebut saling bekerja sama dan saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk tujuan tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah: 1). Fungsi kepegawaian; 2). Fungsi pencatatan waktu; 3). Fungsi pembuat daftar gaji dan upah; 4). Fungsi akuntansi; 5). Fungsi keuangan.

Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.

Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian jurnal.

Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Fungsi-fungsi tersebut diatas, saling bekerja sama dan terkait satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu sistem penggajian dan pengupahan yang baik.

5. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.

Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1). Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan pengupahan.

Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru.

b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan sumber-sumber karyawan lainnya.

c). Memasang advertensi.

2. Mengadakan interview.

3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya karyawan baru, sebagai berikut:

a). Mencari data pribadi karyawan.

b). Menyelenggarakan tes kesehatan

c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.

4. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:

a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.

b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.

c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.

d). Membuat catatan sejarah karyawan

e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:

1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;

3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:

1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;

2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.

Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:

1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3). Paystub atau employee’s earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama gajji dan upahnya;

4). Empoyee’s record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan upah untuk setiap karyawan.

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:385) sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pembuatan daftar gaji

3. Prosedur distribusi biaya gaji

4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar

5. Prosedur pembayaran gaji

Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.

2. Prosedur pencatatan waktu gaji.

3. Prosedur pembuatan daftar upah.

4. Prosedur distribusi biaya upah.

5. Prosedur pembayaran upah

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder mechine).

Prosedur pencatat waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru bayar (pay master).

6. Unsur Pengendalian Intern

Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam menjalankan sistem akuntansi gaji dan upah diperlukan pengendalian intern.

Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut.

Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji dan upah. Mulyadi (2001: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian intern adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.

3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah: 1). Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah; 2). Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:

1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.

2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.

3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

4. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.

5. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

6. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

7. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.

8. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:

1. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.

2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.

4. Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.

5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.