Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah
proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem
informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air
terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
Selain itu juga dalam menjalankan sebuah system,kita harus tahu apa
saja yang diperlukan dalam memenuhi syarat dalam siklus hidup system
tersebut,dan juga ada beberapa tahapan/fase dalam siklus Hidup System
yang akan dijelaskan pada Pembahasan pada artikel ini.
Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer.
Implementasi system informasi Berbasis computer merupakan aktivitas
yang ada berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang
banyak,uang dan peralatan dalam jumlah yang besar,dan waktu yang
panjang. Perencanaan Sistem Informasi berbasis computer juga mempunyai
manfaat yaitu,:
- Memberikan dasar pengontrolan
- Mendefinisakan lingkup proyek
- Mengatur urutan tugas
- Mengetahui bidang masalah yang potensial.
Siklus Hidup Sistem.
1. Fase Perencanaan.
Pada Fase perencanaan ada yang di maksud langkah-langkah dalam
menjalankan fase ini,karena tidak asal saja dalam menjalankan
perencanaan,langkah-langkahnya meliputi,sebagai berikut:
- Menyadari Masalah
Kebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer
perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan.
- Mendefinisikan Masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya
dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan
identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan
mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk
mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai
pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab
untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis
sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.
- Menentukan Tujuan Sistem
Manajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem
yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan
hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.
- Mengidentifikasi Kendala Sistem
Sistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala.
Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan
pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang
dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan
perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem
pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk
diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan
demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di
antara kendala-kendala tersebut.
- Membuat Studi Kelayakan.
Studi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada
faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a. Teknis; tersediakan hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?
b. Pengembalian ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?
c. Pengembalian non ekonomis; dapatkah sistem yang diajukan
dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan
uang?
d. Hukum dan etika; akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?
e. Operasional; apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?
f. Jadual; mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?
Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab
pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai
penting dalam area pemakai.
- Menyiapkan Usulan Penelitian Sistem.
Jika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian
sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan
memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa
yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut
melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang
memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran
untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut
adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan
merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik
daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika
siklus hidup mulai berjalan.
- Menyetujui Atau Menolak Proyek Penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek
dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan apakah perlu
diteruskan keputusan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :
Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?
Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?
Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke
tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka
semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.
- Menetapkan Mekanisme Pengendalian.
Sebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian
proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang
melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan,
jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan
pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project).
Pada Fase Perencanaan juga mempunyai keuntungan dalam proyek CBIS,keuntungannya yakni:
· Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan
mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala
sumber daya yang diperlukan.
· Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
· Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem.
Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi
dan kebutuhan agar efisien.
· Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.
2. Fase Analisis dan Disain
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah
penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang
sistem baru atau diperbarui dan melalui tahapan,tahapannya yaitu:
- Mengungumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang
mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan
kepada para pegawai tentang :
a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
- Mengorganisasikan Tim Proyek.
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan.
Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada
berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai
sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
- Mendefinisikan kebutuhan informasi.
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan
terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara,
pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut,
wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
· Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
· Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
· Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
· Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow
diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data.
Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua
dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
- Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem.
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang
harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
· Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya
actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun
hingga sekarang (year to date).
- Menyiapkan Usulan Rancangan.
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat
keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini
manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan
tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
- Menerima atau Menolak Proyek Rancangan.
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan
menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa
kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya
kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke
tahap rancangan.
3. Fase Implementasi.
Sama seperti Fase-fase sebelumnya,fase Implementasi juga mempunyai tahap-tahapan,antara lain yakni:
- Merencanakan Implementasi
Mekanisme pengontrolan ditetapkan pada akhir fase perencanaan dalam
bentuk grafik atau diagram jaringan. Mekanisme pengontrolan terus di
perbaharui dan dibuat lebih lengkap. Manajer dan spesialis informs
mempunyai pengetahuan tertentu mengenai desain system,dan mereka bias
menggunakan pengetahuan tersebut untuk mengembangkan rencana
implementasi yang lengkap atau detail agar system yang baru bisa
digunakan.
- Mengungumkan Proyek Implementasi
Proyek implementasi diumumkan kepada para pekerja seperti cara
mengumumkan studi system. Tujuannya untuk menghilangkan kekhawatiran
para pekerja. Tujuan lainnya, yaitu meminta dukungan dari para pekerja.
Banyak pekerja yang akan terlibat dengan pengimplementasian tersebut,dan
dibutuhkan kerha sama dari mereka.
- Mengorganisir Staff Pelayanan Informasi
Seleagi bidang administrasi komunikasi data dan database
mengembangjan desain, maka dilakukan usaha perekerutan dan training
untuk mendapatkan staff pemrograman sesuai dengan kebutuhan jumlah dan
keterampilan yang direncanakan. Sekarang,programmer dimasukan ke dalam
team proyek.
- Menentukan Komputer
1.Meminta proposal,desain system harus bisa dilihar oleh pemasok.
Yang menawarkan berbagai jenis komputerisasi, dimana berisi konfigurasi
yang telah di setujui. Dan setiap pemasok harus di beri paket
dokumentasi program yang disertakan REP berisi deskripsi yang detail
mengenai tiap program, kaitannya dengan input,proses utama dan output.
2.Proposal dari pemasok,Jika pemasok ingin mendapatkan pesanan,maka
ia harus membuat proposal yang menjelaskan sejauh mana peralatannya
dapat memenuhi kriteria penampilan yang sebagian besarnya proposal
tertulis beberapa proposal hanya berbentuk surat,sedangkan proposal yang
lain bisa bersifat sangat lengkap.
3.Pemilihan Pemasok,Salah satu cara perusahaan mengetahui apakah
kriteria penampilan memenuhi system adalah dengan menetapkan benchmark
problem(masalah/yang bisa menunjujan tingkat penilaian) bagi setiap
pemasok untuk dipecahkan dengan hardware yang diajukannya. Dan
penggunaan masalah benchmark bisa menentukan tingkat pemilihan pemasok.
4. Fase Operasi
Tahap-tahap dalam fase Operasi yakni:
- Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
- Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk
menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja.
Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post
implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan
pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama
penggunaan sistem berlanjut.
- Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat
sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya
disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem
dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a. Memperbaiki kesalahan
b. Menjaga kemutakhiran sistem
c. Meningkatkan sistem
- Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa
sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS
bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan
itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk
beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup
penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya
perawatan, dan lain-lain.
- Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang
sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
Prototyping.
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial
tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan
menghasilkan prototype (prototyping).
Adapun jenis-jenis Prototipe, yaitu :
Prototype jenis I, sesungguhnya akan menjadi sistem operasional. Langkah-langkah pengembangannya adalah sebagai berikut :
Prototype jenis II, merupakan suatu model yang
berfungsi sebagai cetak biru bagi sistem operasional. Langkah-langkah
pengembangannya adalah sebagai berikut :
Daya tarik prototype, yaitu :
a. Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b. Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c. Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d. Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e. Penerapan lebih mudah.
Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a. Bersifat tergesa-gesa.
b. Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c. Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d. User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Kesimpulan.
Dari artikel yang saya tuliskan di atas , saya menyimpulkan
bahwasannya di dalam suatu system itu ada fase-fase pengembangannya dan
fase-fase tersebut saling berkaitan untuk mencapai suatu tujuan dari
system itu sendiri, sehingga system itu dapat berjalan dengan baik dan
dapat dikatakan siklus hidup dalam system.